Lägg till Fortnox-användare

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka på "Administration" i toppmenyn.

3. Klicka på "Personer" i vänstermenyn.

4. Ändra till föreningsläge om du inte redan är där. Du gör detta genom att klicka på "Ändra".


5. Välj sedan "Förening" i rullistan och klicka därefter på "Byt".


6. Sök fram medlemmen som ska vara Fortnox-användare. 

7. Lägg till rollen "Fortnox-användare" på medlemmen.

8. Klicka på "Spara".



Aktivera Fortnox

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka på "Avgifter" i toppmenyn.

3. Klicka på "Inställningar" i vänstermenyn.


4. Klicka på "Aktivera" vid Fortnox. 


Har ni sedan tidigare ett Fortnox-konto och vill integrera dessa, kontakta integration@fortnox.se och be dem skicka föreningens databas-ID och API-kod. Vidarebefordra sedan databas-ID och API-kod samt vilken förening det gäller till support@idrottonline.se, så återkopplar vi när integrationen är gjord.


5. Bocka i rutan vid "Jag vill använda Fortnox och godkänner villkoren" under "Betalsätt". 

6. Klicka på "Spara valda betalsätt".



Skapa avgift

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka  på "Avgifter" i toppmenyn.

3. Klicka på "Avgifter" i vänstermenyn.

4. Klicka på "Skapa avgift".


5. Fyll i uppgifterna. När ni skapar avgifter ska ni skapa generella avgifter, dvs. döp de INTE till en specifik period då detta skrivs in i ett senare skede.

6. När du skapar avgiften, välj "Fortnox" under "Hantering av betalningar".
7. Medlemsurvalen som kan läggas på avgiften är:

- Inget (Manuell tillsättning) - Gå in på varje medlem en och en och tillsätta avgifterna.

- Alla medlemmar - Avgiften tillsätts automatiskt på alla medlemmar (även när de läggs till nyamedlemmar).

- Medlemmar i idrott - Medlemmar i vald idrott får denna avgift tillsatt automatiskt (även när de läggs till nya medlemmar).

- Medlemmar i grupp/lag - Grupper/Lag som väljs i listan får denna avgift tillsatt automatiskt(även när de läggs till nya medlemmar i denna grupp).

 

8. Klicka på "Spara avgift".



Exportera avgifter till Fortnox

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka  på "Avgifter" i toppmenyn.

3. Klicka på "Avgifter" i vänstermenyn.

4. Klicka på knappen "Exportera avgifter till Fortnox".



Tilldela avgifter

Om du inte har skapat avgifter med medlemsurval måste du först tilldela avgifterna till dina medlemmar under fliken "Underlag (tilldela)" då endast tilldelade avgifter kan skickas till medlemmarna för betalning. Om du inte tilldelat avgiften via ett medlemsurval, gå igenom stegen nedan. Om du har tilldelat avgiften via ett medlemsurval, gå vidare till delen "Ny betalning". 


1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka  på "Avgifter" i toppmenyn.

3. Klicka på "Underlag (tilldela) " i vänstermenyn.



4. Klicka på "Tilldela avgift".


5. Välj vilka medlemmar som ska tilldelas avgift. Välj sedan vilken avgift som du vill använda. 

6. Klicka därefter på "Tilldela".



Skapa räkenskapsår i Fortnox

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.

 

2. Klicka på "Fortnox" i toppmenyn. 


Observera att endast personen med rollen "Fortnox-användare" kommer åt/ser alternativet "Fortnox" i toppmenyn. 


3. Klicka på "Räkenskapsår saknas".

4. Klicka på "Skapa nytt/redigera/radera år".


5. Fyll i datum i fälten "Fr.om." och "T.o.m". 

6. Välj en bokföringsmetod.

7. Välj en kontoplan. 

8. Klicka på "Spara". 



Ställ in förvalda konton i Fortnox

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.

 

2. Klicka på "Fortnox" i toppmenyn. 


Observera att endast personen med rollen "Fortnox-användare" kommer åt/ser alternativet "Fortnox" i toppmenyn. 


3. Klicka på "Inställning".

4. Klicka på "Bokföring" i popup-fönstret.

5. Klicka på "Förvalda konton". 

6. Fyll i fälten som är obligatoriska. Följande fält är obligatoriska: 

Försäljning - Vara
Försäljning EU, momspliktig - Vara 

Försäljning Export - Vara


7. När ni fyllt i fälten klicka på "Spara" längre ner i popup-fönstret.


Vet ni inte vilka konto som ska anges i fälten, kontakta Fortnox-supporten. 



Regler kring fakturamallar:

Det finns två fakturamallar i Fortnox, en standard och en för minderåriga. Dessa får inte ändras, har man gjort en ändring i fakturamallen så kommer föreningen inte kunna skicka ut avgifter. Är så fallet behöver man kontakta Fortnox-supporten så får de återställa fakturamallen.



Ny betalning

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka på "Avgifter" i toppmenyn.

3. Klicka på "Betalstatus". 

4. Klicka på "Ny betalning".

5. Välj för vilka medlemmar avgiften gäller i fältet "Medlemmar". Välj sedan vilken avgift som ska aktiveras i fältet "Avgifter".
6. Fyll i de övriga fälten "Status", "Förfallodatum" och "Benämning".  Exempel på benämning för avgiften är vilket år eller termin det gäller. 

7. Klicka på "Nästa" när alla fält är i fyllda.


8. I nästa steg ser du en sammanfattning över vem som kommer få vilken avgift. Om du vill göra ett e-postutskick, klicka i rutan "Skicka e-post". 

9. Klicka sedan på "Nästa" och en ny betalning skapas.


10. Klicka sedan på "Slutför". 



Skicka faktura till medlem

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka på "Fortnox" i toppmenyn. 


Observera att endast personen med rollen "Fortnox-användare" kommer åt/ser alternativet "Fortnox" i toppmenyn.


3. Klicka på "Fakturering".

4. Stå under "Kundfakturor".
5. Klicka dig in på fakturan.

6. Klicka på "Skrivare".

7. Välj hur man ska skicka ut fakturan. 

8. Klicka på "Skicka".



Vill man skicka ut flera fakturor samtidigt, gör enligt följande: 

1. Klicka på "Fakturering".

2. Stå under "Kundfakturor"

3.Markera fakturorna du vill hantera genom att bocka i rutan till vänster om fakturan.


4. Klicka på "Förvalta" längst ner på sidan.
5. Välj hur man ska skicka ut fakturan. 

6. Klicka på "Skicka".



Bokför faktura

1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka på "Fortnox" i toppmenyn. 


Observera att endast personen med rollen "Fortnox-användare" kommer åt/ser alternativet "Fortnox" i toppmenyn. 


Vill du bokföra en faktura inifrån själva fakturan:

1. Klicka på "Fakturering".

2. Stå under "Kundfakturor".

3. Klicka dig in på fakturan.


4. Klicka på "Bokför". 



Vill du bokföra en eller flera fakturor utifrån fakturalistan:

1. Klicka på "Fakturering".

2. Stå under "Kundfakturor".

3. Markera de fakturor du önskar bokföra genom att bocka i rutan till vänster om fakturan.

 

4. Klicka på "Bokför" nere till höger på sidan. 


När avgiften är betald så behöver ingen manuell markering under "Avgifter" och sedan "Betalstatus" i IdrottOnline att göras. Betalstatusen ändras automatiskt till "Betald" i IdrottOnline när betalningen inkommit och blivit bokförd i Fortnox.