Skapa och tilldela avgift i IdrottOnline


1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.


2. Klicka på "Avgifter" i toppmenyn.

3. Klicka på "Inställningar" i vänstermenyn.

4. Klicka på "Aktivera" vid "Speedledger".


5. Bocka i rutan vid "Jag vill använda Swedbank e-bokföring (Speedledger)" under "Betalsätt". 

6. Klicka på "Spara valda betalsätt".


7. Klicka på "Avgifter" i vänstermenyn.

8. Klicka på "Skapa avgift".


9. Fyll i uppgifterna. När ni skapar avgifter ska ni skapa generella avgifter, dvs. döp de INTE till en specifik period då detta skrivs in i ett senare skede.

10. När du skapar avgiften, välj "Swedbank e-bokföring (Speedledger)" under "Hantering av betalningar".
11. Medlemsurvalen som kan läggas på avgiften är:

- Inget (Manuell tillsättning) - Gå in på varje medlem en och en och tillsätta avgifterna.

- Alla medlemmar - Avgiften tillsätts automatiskt på alla medlemmar (även när de läggs till nyamedlemmar).

- Medlemmar i idrott - Medlemmar i vald idrott får denna avgift tillsatt automatiskt (även när de läggs till nya medlemmar).

- Medlemmar i grupp/lag - Grupper/Lag som väljs i listan får denna avgift tillsatt automatiskt(även när de läggs till nya medlemmar i denna grupp).


12. Klicka på "Spara avgift".


Om du inte har skapat avgifter med medlemsurval måste du först tilldela avgifterna till dina medlemmar under fliken "Underlag (tilldela)" då endast tilldelade avgifter kan skickas till medlemmarna för betalning. Om du inte tilldelat avgiften via ett medlemsurval, gå vidare till punkt 13. Om du har tilldelat avgiften via ett medlemsurval, gå vidare till delen "Synkronisera och hantera avgift i Speedledger".


13. Klicka på "Underlag (tilldela) " i vänstermenyn.



14. Klicka på "Tilldela avgift".


15. Välj vilka medlemmar som ska tilldelas avgift. Välj sedan vilken avgift som du vill använda. 

16. Klicka därefter på "Tilldela".



Synkronisera och hantera avgift i Speedledger

För att återkopplingen och hela flödet ska fungera korrekt vid användning av E-bokföring i Swedbank (Speedledger) så måste ni synkronisera avgiftshanteringen i Speedledger. 


Synkronisera avgifter

1. Klicka på "Inställningar" och sedan "Inställningar för kundfaktura" i Speedledger.

2. Ange vilket fakturanummer som du vill att nästa faktura ska få. Man behöver även ange en nummerserie för offerter och avier (5-8 siffror). 

3. Bocka i rutan "Synkronisera kundregister med RF".

4. Om föreningen bokför enligt faktureringsmetoden bockar ni även i rutan "OCR-nummer".


Importera medlemmar

1. Klicka på "Kundfakturering” och sedan ”Kundregister” i Speedledger.

2. Klicka på knappen "RF IdrottOnline" för att importera medlemmar från IdrottOnline.

3. Föreningens medlemmar går nu att hitta under "Kundfakturering" och sedan "Kundregister".
4. Observera att all hantering av medlemmar, som exempelvis byte av adress eller avgift, ska alltid ske i IdrottOnline och inte i Speedledger. 


Grupper

Efter att att man importerat medlemmarna kommer varje avgift i IdrottOnline att bli en grupp i Speedledger.

1. Klicka på ”Kundfakturering” och sedan ”Grupper”.

2. Här kan du nu se de grupper (avgifter) som synkroniserats från IdrottOnline till Speedledger.

3. Här ser man även vilka medlemmar som finns kopplade till respektive grupp (avgift).  

Fakturamallar
Till varje grupp (avgift) behöver man koppla en fakturamall. 


1. Klicka på "Kundfakturering" och sedan "Gruppfakturering" i Speedledger.

2. Klicka på "Ny fakturamall". 

3. Namnge mallen. 

4. Koppla mallen till en grupp (avgift).
5. Välj om det ska vara en faktura eller en avi.
6. Ange benämning, antal och A-pris i en fakturarad. 

7. Klicka på "Spara".

8. Bocka därefter i vilken/vilka fakturamallar du önskar fakturera.

9. Markera om du vill fakturera samtliga medlemmar eller endast de som tillkommit i gruppen (avgiften) och som ännu inte fakturerats. 

10. Ange ett fakturadatum, ett förfallodatum och eventuell meddelandetext.
11. Om en medlem finns i flera valda faktureringsgrupper får medlemmen en gemensam faktura på alla sina avgifter.  

12. Slutligen trycker du på knappen ”Skapa fakturor av valda mallar”.  


När avgiften är betald så behöver ingen manuell markering under "Avgifter" och sedan "Betalstatus" i IdrottOnline att göras. Betalstatusen ändras automatiskt till "Betald" i IdrottOnline när betalningen inkommit.